Tahap Pengelolahan Keuangan

PROSES PENGOLAHAN KEUANGAN

Tahap pertama dalam proses pengolahan informasi keuangan adalah perekaman transaksi. Transaksi adalah peristiwa yang terjadi di dalam atau di luar organisasi dan menimbulkan dampak tertentu terhadap keadaan keuangan dan perkembangan hasil kegiatan organisasi.

Sebagai organisasi nirlaba, transaksi-transaksi yang terjadi pada suatu LSM, antara lain, adalah:

• penerimaan pembayaran kekayaan awal dari para pendiri
• penerimaan hibah [donations] dari pemberi hibah
• penerimaan dana program [gratis] dari penyandang dana program
• penerimaan sumbangan [contributions] dari berbagai pihak
• penerimaan pendapatan jasa
• penerimaan hasil penjualan barang
• penerimaan jasa bank
• pemindahbukuan dana dari rekening bank ke kas kecil
• pengeluaran sejumlah uang dari kas kecil untuk membiayai kebutuhan sehari-hari
• penyerahan uang muka perjalanan
• penyerahan uang muka program/proyek
• pertanggung-jawaban uang muka perjalanan
• pertanggung-jawaban uang muka program/proyek
• pengeluaran uang untuk membiayai program/proyek atau kegiatan tertentu, seperti biaya perjalanan, biaya akomodasi, biaya konsumsi, honorarium, biaya komuditas
• pembelian benda-modal [capital goods], seperti tanah, tanah dan bangunan, kendaraan, mesin-mesin kantor, meja-kursi-lemari [MKL] dan harta tetap yang lain
• pembayaran gaji, honorarium, fee, biaya listrik, biaya transpor, biaya komunikasi, biaya administrasi, biaya perbaikan dan perawatan, biaya keamanan, biaya kebersihan, biaya asuransi, biaya pajak, biaya bank dan biaya manajemen dan umum yang lain.
• Pembebanan biaya penyusutan
• penyesuaian penerimaan tertentu [pendapatan masih akan diterima, pendapatan diterima dimuka]
• penyesuaian pengeluaran tertentu [biaya dibayar dimuka, biaya masih akan dibayar].

Pada dasarnya, transaksi-transaksi itu terjadi seiring dengan arus barang, jasa dan uang yang mengalir masuk ke dalam organisasi, berubah-ubah di dalam organisasi [misalnya, bahan baku diolah menjadi bahan setengan jadi, bahan setengah jadi menjadi barang jadi] dan mengalir keluar dari organisasi yang bersangkutan.

Jika diperhatikan secara cermat maka pada dasarnya hanya terdapat 5 tipe transaksi, yaitu:

• penerimaan uang secara langsung, melalui kas atau melalui rekening bank; misalnya, LSM menerima donasi melalui salah satu rekening banknya.
• penerimaan uang secara tidak langsung, yang berupa penerimaan pembayaran tagihan; misalnya: LSM menerima pembayaran atas tagihan yang timbul karena penjualan buku secara kredit kepada seseorang beberapa waktu sebelumnya.
• pengeluaran uang secara langsung melalui kas atau melalui rekening bank; misalnya: LSM membayar biaya transpor melalui kas
• pengeluaran uang secara tidak langsung, yang berupa pengeluaran pembayaran utang; misalnya: LSM membayar utang yang timbul karena pembelian komputer yang dilakukan beberapa hari lalu.
• Transaksi penyesuaian, misalnya pembukaan biaya penyusutan untuk menyesuaiakan harga perolehan harta tetap tertentu karena telah dipakai selama satu tahun.

Tiap transaksi menimbulkan, sekurang-kurangnya, dua jenis perubahan pada sisi sumber dana dan/atau sisi penggunaan dana.

Pada tiap transaksi yang terjadi di LSM perlu diperhatikan keterkaitan transaksi itu dengan penyandang dana dan program, proyek atau kegiatan tertentu. Kontribusi in-natura [in-kind contribution] adalah “bukan-transaksi”. Bukan-transaksi tidak dicatat/dibukukan dalam proses mengolahan informasi keuangan LSM.

Contoh 1

LSM menerima donasi melalui salah satu rekening banknya Rp. 50.000.000

• uang LSM di Bank bertambah Rp. 50.000.000
• donasi [sumber dana] bertambah Rp. 50.000.000

Contoh 2

LSM menerima pembayaran atas tagihan yang timbul karena penjualan buku secara kredit kepada seseorang beberapa waktu sebelumnya seharga Rp. 150.000

Ketika terjadi penjualan

• Tagihan [Piutang Barang dan Jasa] LSM bertambah Rp. 150.000
• Pembayaran Buku/Majalah DII bertambah Rp. 150.000

Ketika menerima pembayaran

• Uang LSM Kas bertambah Rp. 150.000
• Tagihan LSM berkurang Rp. 150.000

Contoh 3

LSM membayar biaya transpor sebesar Rp. 15.000

• Beban LSM bertambah karena biaya transpor sebesar Rp. 15.000
• Uang LSM di Kas berkurang sebesar Rp. 15.000

Contoh 4

LSM membayar [via bank] utang yang timbul karena pembelian komputer seharga Rp. 10.000.000 beberapa hari yang lalu.

Ketika terjadi pembelian

• Utang Barang dan Jasa LSM bertambah Rp. 10.000.000
• Mesin-Mesin Kantor [komputer] bertambah Rp. 10.000.000

Ketika melakukan pembayaran

• Utang [Utang Barang dan Jasa] LSM berkurang Rp. 10.000.000
• Utang LSM di Bank berkurang Rp. 10.000.000

Contoh 5

LSM menghitung [metode langsung] biaya penyusutan komputer sebesar Rp. 2.000.000

• Beban LSM bertambah karena biaya penyusutan komputer bertambah sebesar Rp. 2.000.000.
• Nilai perolehan Mesin-Mesin Kantor [komputer] berkurang Rp. 2.000.000

Jadi, tiap transaksi yang terjadi dapat mengakibatkan perubahan terhadap harta/kekayaan, kewajiban keuangan, kekayaan bersih, penghasilan dan biaya dari organisasi nirlaba yang bersangkutan.

Tidak jarang terjadi bahwa pencatatan/pembukuan dan pelaporan tidak mencerminkan keadaan atau kenyataan. Hal ini dapat terjadi, antara lain, karena:

• transaksi terjadi, tetapi tidak dicatat
• transaksi terjadi, tetapi salah dibukukan
• transaksi tidak terjadi, tetapi dicatat

Transaksi harus ditangani secara tertib, ditinjau dari keberadaan, kelengkapan, kebenaran, kejelasan, ketetapan waktu dan keteraturan urut-urutannya.

Pada tiap transaksi yang terjadi di LSM perlu diperhatikan keterkaitan transaksi itu dengan penyandang dana dan program, proyek atau kegiatan tertentu.

Kontribusi in-natura [in-kind contribution] adalah “bukan-transaksi”. Bukan-transaksi tidak dicatat/dibukukan dalam proses mengolahan informasi keuangan LSM.

Namun, untuk perolehan gambaran yang utuh mengenai kemampuan LSM dan kelompok dampingannya, semua kontribusi in-natura harus direncanakan secara khusus, diolah dalam suatu “proses pengolahan kontribusi in-nature” dan dipertanggung-jawaban melalui suatu “laporan kontribusi-in natura”.